Как оптимизировать бюджет компании

Как оптимизировать бюджет компании

Финансы в бизнесе — это не просто таблица с колонками «расходы» и «доходы». Каждому предпринимателю важно уметь оценивать текущее финансовое состояние бизнеса и оптимизировать бюджет. Неправильное управление финансами может привести к серьёзным проблемам, вплоть до закрытия компании.

Поговорили с консультирующим финансовым директором, экспертом по стратегическому развитию, куратором интенсива «Управление финансами для предпринимателя» и преподавателем программы «Креативное предпринимательство» Натальей Аксаковой о применении методов финансовой оптимизации — поиске наиболее выгодных решений при наименьших затратах бизнеса.

Подходы к оптимизации бюджета

Все подходы, реализуемые как в малом, так и в крупном бизнесе с целью оптимизации бюджета, можно объединить в три большие группы:
  1. Save money — поиск возможностей сокращения затрат, экономии времени или ресурсов.
  2. More money — увеличение доходов в рамках существующих моделей и способов ведения бизнеса.
  3. New money — заработок денег там, где мы ни разу не зарабатывали (адаптация новой бизнес-модели).


Наилучшие результаты достигаются при комплексном применении сразу нескольких подходов. Однако с какого бы вы ни решили начать, помните, что подробности всех необходимых действий по оптимизации бюджета находятся в вашем отчёте о прибылях и убытках (ОПиУ). Конечно, никогда не стоит отрывать ОПиУ от остальных участников триады финансовой отчётности: баланса и отчёта по движению денежных средств (ОДДС). Но тем не менее, и источники повышения доходов, и пути сокращения расходов всегда можно найти именно в ОПиУ. С его помощью вы поймете главное — не тратятся ли деньги в компании на ненужные вещи или не расходуются ли они на нужные вещи в ненужном объеме.



Подход 1: Save money

Начнём по порядку — традиционно с простого сокращения расходов. Расходы можно урезать либо постатейно, выбирая самые «безболезненные» для общего снижения трат, либо — по группам, когда вы выбираете целое направление бизнеса и решаете, стоит ли его сейчас держать активным. В кризис всё на ручном управлении, поэтому вам придется экспериментировать. Но лучше это делать после того, как проведена необходимая подготовка и потенциальные последствия просчитаны и оценены. Идеален в данном случае итеративный процесс: сократили — отследили результат по ОПиУ, приостановили — проанализировали динамику продаж и их конвертацию в прибыль.

Чтобы принять решение о порядке работы с используемыми ресурсами, вам понадобится в первую очередь само понимание, какие из них и в какой динамике расходуются. С этим вам поможет перечень расходов за последние 3–6 месяцев. Если есть ОПиУ, возьмите всю его расходную часть по статьям. Если отчёта ещё нет, вспомните все понесённые траты и распределите их по направлениям, месяцам, способам оплаты.



А теперь приступайте к анализу. Есть много инструментов изучения состава расходов. Я чаще всего применяю два, и оба они связаны с расстановкой приоритетов. Первый заключается в том, чтобы разделить все расходы компании на 4 категории:
  1. высокоприоритетные — расходы, необходимые для деятельности компании;
  2. приоритетные — расходы, без которых вероятны сложности в работе;
  3. допустимые — расходы, которые хотелось бы оставить, но объективно строгой необходимости в них нет;
  4. ненужные — расходы-капризы, при их отмене ничего плохого не случится.
Высокоприоритетные и приоритетные нужно оптимизировать, допустимые и ненужные можно смело сокращать.

Второй вариант анализа — это распределение всех расходов по принципу их соответствия двум критериям:
  1. актуальность: актуальные расходы (то есть осознанно совершаемые в соответствии с текущими технологиями производства товаров или оказания услуг) / неактуальные расходы (исторически сложившиеся расходы, о которых вы просто предпочитаете не думать);
  2. влияние на эффективность основной деятельности компании: расходы, которые влияют на эффективность / расходы, которые не влияют на эффективность.
Нарисуйте матрицу, где осями будут данные критерии, чтобы получилось 4 квадранта:
  1. актуальные и влияющие на эффективность;
  2. актуальные, но напрямую не влияющие на эффективность;
  3. неактуальные, но влияющие на эффективность;
  4. неактуальные и не влияющие на эффективность.
Маппируйте расходы по соответствующим квадрантам, и все, влияющие на эффективность, стремитесь оптимизировать или перевести из постоянных в переменные, а все остальные — минимизируйте или сокращайте.

Можно даже совместить оба инструмента и сначала отранжировать расходы по критериям, а потом внутри группы к потенциальному сокращению или возможной оптимизации выделить 4 категории «необходимости».

Подход 2: More money

В случае, когда вы чувствуете ограниченность простого урезания расходов, важно посмотреть на то, а что можно сделать, чтобы увеличить доходы.

Первое, что вам для этого нужно — это написать полный список всех показателей, которые в принципе обуславливают ваши продажи. От самого первого столкновения вашего покупателя с миром вашего бизнеса до момента совершения покупки товара или услуги. Как только вы это сделали, у вас появляется оцифрованная воронка продаж, влияющая на темпы формирования вашей выручки — и все это, например, в Excel.



Следующим шагом вы представляете себе, что работаете со своим стандартным ОПиУ и добавляете в этот же файл ваши постоянные и переменные расходы, амортизацию, налоги, выплаты и доходы по кредитам для расчета чистой прибыли вашего бизнеса. Так вы получаете возможность игры с параметрами моделирования: вы будете менять вводные (например, показатель конверсии) и отслеживать, как это отразится на вашем финансовом результате. Таким простым перебором вы найдете показатели, смена которых приводит к наибольшему скачку в росте выручки и прибыли, — это и будут ваши рычаги масштабирования.

Теперь перед тем, как принимать решение о реализации проекта, который (продолжая наш пример) приведет к росту конверсии на 1%, вы можете заранее рассчитать, сколько чистой прибыли вы получите на выходе, если запланированный 1% роста конверсии состоится. Если эта сумма больше объема необходимым инвестиций — надо делать. Если нет — откажитесь.

Плюс, конечно же, такой анализ чувствительности выручки и прибыли к изменению заложенных в модель показателей, даст вам понимание того, с чем вам следует работать в первую очередь.

Подход 3: New money

И, наконец, самый многообещающий подход к оптимизации любого бюджета, который работает, когда не работают никакие другие, — создание новых денег через совершенствование бизнес-модели. Как это сделать?
Первым шагом опишите адаптированную вами в текущий момент бизнес-модель. Для этого можно использовать, например, Business Model Canvas (для существующих проектов) или Lean Canvas (для новых проектов). Вам потребуется ответить на вопросы, заполняя предложенную форму. Так вы получите описание бизнес-модели «как есть».

Дальше вы начинаете с ней работать, применяя два основных принципа:
И, наконец, сделайте то, ради чего все затевалось: опишите новую бизнес-модель. Используйте для этого любой из шаблонов, но обычно берут тот же, который применяли изначально, — так проще сравнить. Особое внимание уделите новым источникам дохода, которые вам удалось идентифицировать. Переложите их в цифры и интегрируйте в вашу финансовую модель.
Финансового отчёта недостаточно

При оптимизации бюджета работайте сразу по 3 фронтам. Вам потребуется не только ОПиУ. Работать также нужно с отчётами по движению денежных средств компании и с балансом. Каждый из них отвечает на разные вопросы.

Из ОПиУ вы поймете, сколько вы заработали за период. Отчёт о движении денежных средств сообщит вам о том, сколько денег у вас счетах. А баланс расскажет все о вашем финансовом положении. И, конечно же, ведите учёт и повышайте свою финансовую грамотность.

Хотите научиться анализировать себестоимость, составлять финансовый план и оптимизировать налоги с учетом новой реальности? На интенсиве «Управление финансами для предпринимателя»вы узнаете, как оценивать текущее состояние системы управления финансами в бизнесе, разберётесь в бухгалтерском, налоговом и управленческом учете, правильно поставите финансовые цели и поймете принцип составления финансовых моделей и платёжного календаря бизнеса.

Подпишитесь на статьи от Школы Ubusiness

Неправильный формат